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POSTA ELETTRONICA

aggiornato al: 6-nov-09


 

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Per gestire la posta elettronica è di solito preferibile usare un programma specifico. Esistono moltissimi programmi di gestione di posta, quale usare è solamente una questione di gusti e opportunità. Qui elenco quelli che sono piaciuti di più a me, tutti freeware:

  • Outlook Express (da non confondere con il ben più complesso Microsoft Outlook): E' il più diffuso fra i pc, perché è semplice e soprattutto perché Microsoft lo fornisce gratis assieme Windows. Fa quello che deve fare, anzi fa giusto il minimo e alla maggior parte della gente basta. In tutte le lingue.
  • Eudora: (inglese, italiano, francese, tedesco, ...) E' un ottimo programma di gestione posta, probabilmente il migliore! Ha molte funzionalità avanzate utili e le stesse funzionalità standard funzionano meglio. Esiste in almeno 2 versioni, una light gratuita e una più completa a pagamento. Visitare: http://www.eudora.com
  • Pegasus Mail: (inglese, francese, tedesco) Leggero, funzionale, carino. Visitare: http://www.pegasusmail.tk/ e http://www.pmail.com
  • FoxMail: (inglese, italiano) Leggero, molto carino, funzionale. Visitare: http://www.vene.ws/mail/foxmail.asp e http://www.zspace.it/foxmail/
  • IncrediMail: (inglese, italiano) ricco di effettini di tutti i tipi. Visitare: http://www.incredimail.com
  • Becky: (inglese, tedesco) shareware perché in effetti ha funzionalità extra rispetto agli altri appena citati. Vititare: http://www.rimarts.co.jp/becky.htm
  • Mozilla Thunderbird (anche italiano): è quello che ho scelto io. Visitare: http://www.mozilla.com/thunderbird
    Guida su Thunderbird: http://www.mozilla.org/support/thunderbird/
  • Vi segnalo anche Zimbra (inglese) che fa molto di più che la gestione della semplice posta. Un po' come Outlook (completo) gestisce anche calendario e appuntamenti. Info qui: http://www.zimbra.com/

Altri elenchi commentati di software di posta:

Se però si vuole gestire la posta (leggere, scrivere, mandare allegati, cancellare...) da un computer qualsiasi, non il proprio, magari da un'altra città, allora si usa direttamente un browser per accedere alla pagina della posta del proprio provider: in questo caso è necessario ricordare almeno la propria password di posta. Per esempio, chi ha un abbonamento Libero, va all'indirizzo www.iol.it (o direttamente a email.iol.it), chi ha un indirizzo Tin va all'indirizzo mail.virgilio.it e così via.
Questo è l'unico caso in cui vale la pena gestire la posta con un browser!!

Trovate una breve e utile guida su Outlook Express qui: http://www.aiutopc.com/guide_posta/outlook/index.htm (tratta alcuni comandi poco noti ma molto utili).

CONSIGLI GENERICI MISTI

1. Usare un programa specifico, come Outlook Express o Eudora Light, per gestire la posta offre vari vantaggi, il principale è che si scrivono i propri messaggi SENZA essere connessi in Rete: ci si connette solo per quei pochi secondi necessari a spedirli e contemporaneamente scaricare gli eventuali messaggi in arrivo.

2. E' necessario imparare ad essere precisi. Il computer non è una persona, è una macchina, quindi non sa che il tuo amico Mario Rossi ha indirizzo mrossi@tin.it invece che m.rossi@tin.it o MROSSI@Tin.It o m.rossi@libero.it e se si confondono maiuscole con minuscole, punti con trattini o in generale non si ha cura, si scrive a chissà chi. Una buona idea per ridurre problemi di questo tipo è usare la RUBRICA.
Quando dài il tuo indirizzo ad altri usa molta cura con maiuscole e minuscole e con ogni singolo carattere: diversamente non ti arriverà mai posta se non per caso.
Comunque, è buona norma, la prima volta che scambi posta con qualcuno, scambiare anche un messaggio di conferma di avvenuta ricezione.

3. Compila sempre il campo "Oggetto" (o "Subject"), con un testo corto e attinente al messaggio.
Capirai l'utilità di questo consiglio quando riceverai molta posta e perderai messaggi.

4. Chiudi sempre con una firma i tuoi messaggi, in modo che sia chiaro dove finiscono: è possibile infatti che vengano troncati prima della fine per errori sulla linea. Puoi firmare "a mano", cioè ogni volta, oppure definire la firma una volta per tutte e questa sarà aggiunta a tutti i messaggi in uscita automaticamente.
In Outlook Express per definire la firma si può usare Strumenti - Opzioni che apre una finestra di dialogo, qui si cerca la scheda [Firma]. Nel caso di Eudora si usa il comando Tools - Signatures.

5. Scrivendo il messaggio, usa le maiuscole con cura, perché in Internet è convenzione comune che si usino solamente per gridare.

6. ATTENZIONE AI VIRUS! Abìtuati a far controllare da un antivirus (come minimo) tutti i file che mandi o ricevi come allegati di posta e mantieni aggiornato il tuo antivirus. Attenzione ad allegati con nomi strani, che non aspetti, anche se da persone note, e soprattutto se li ricevi da sconosciuti o con "Oggetto" strano.

torna suLA RUBRICA di Outlook Express

Con il pulsante apposito sulla Barra standard o con il comando Strumenti - Rubrica, si accede alla gestione della Rubrica, dove si memorizzano gli indirizzi delle persone a cui si scrive spesso. Consigli misti:

  • Nella finestra di inserimento di un nuovo contatto, attivare l'opzione "Invia messaggi utilizzando solo testo normale": in questo modo il messaggio è più leggero e certamente libero da virus. Se, occasionalmente, si vuole abbellire il testo con colori, neretti, corsivi, tipi di caratteri particolari, si usa il comando Formato - Testo in formato HTML per attivare la barra del formato (se non si vede, usare anche Visualizza - Barre degli strumenti - Barra di formattazione) che funziona circa come in Word.
  • Fare lo stesso, in modo più radicale, per qualsiasi messaggio in uscita. Cioè eseguire il comando Strumenti - Opzioni e qui nella scheda [Invio] impostare a "Testo normale" il "Formato invio posta".
  • Rendere sempre visibile la rubrica sulla sinistra dello schermo, così basta un doppio clic sul nome per comporre un nuovo messaggio per quella persona. Si fa con il comando Visualizza - Layout e qui si attiva l'opzione "Contatti".
  • Andare in Strumenti - Opzioni, scheda [Invio] e qui disattivare l'opzione "Aggiungi automaticamente i destinatari delle risposte alla rubrica" che sembra molto comoda ma può creare problemi di sovrapposizione di indirizzi e crescita incontrollata della rubrica.
  • Se si vuole aggiungere in rubrica l'indirizzo di qualcuno che ci ha scritto, è meglio selezionare il suo messaggio, fare clic destro e da qui scegliere "aggiungi il mittente alla rubrica"; poi semmai, se serve, si corregge qualche dato entrando in rubrica.
  • In Rubrica si possono creare GRUPPI: servono per non dimenticare nessuno. Per esempio si possono mettere in un solo gruppo, diciamo il gruppo "alunni", tutti e soli gli indirizzi dei propri alunni: poi le mail indirizzate al gruppo "alunni", saranno automaticamente mandate a tutti gli elementi del gruppo, cioè a tutti gli alunni.
  • In Rubrica si possono creare CARTELLE: servono per distinguere per esempio gli indirizzi che si usano per lavoro da quelli personali e quindi avere più "sottorubriche". Utile solo se si hanno molti indirizzi da gestire.
  • Per prudenza, si può salvare la rubrica in un file di testo, da custodire in un dischetto. Si fa con il comando File - Esporta - Rubrica.

torna suFILTRI (o REGOLE)

I filtri sono molto comodi per smistare la posta in modo automatico. In Outlook Express si impostano con il comando Strumenti - Regole messaggi - Posta elettronica. Qui si decide per esempio, che tutta la posta che arriva da una certa persona o con una certa parola nell'Oggetto, vada automaticamente in una certa cartella o inoltrata a qualcun altro o magari eliminata. In particolare, per eliminare automaticamente posta che arriva da un certo indirizzo, si usa direttamente il comando Strumenti - Regole messaggi - Elenco mittenti bloccati.

torna suRICERCA

Se, nonostante la nostra brillante organizzazione in cartelle, perdiamo un messaggio, lo si può cercare puntando sulla cartella dentro alla quale crediamo che sia (ne dubbio punto su "Cartelle locali"), fare clic destro, scegliere Trova. Appare una finestra di dialogo dove poter specificare tutto quello che serve. Da usare in casi disperati, non come pratica comune!

torna suOPZIONI

Esplorare e provare le possibilità offerte dai seguenti comandi:

  • Visualizza - Layout per ottimizzare lo spazio a schermo
  • Visualizza - Colonne per dicidere che informazioni leggere nell'elenco delle mail
  • Strumenti - Opzioni per decidere un sacco di cose, in particolare io consiglio:
    • nella scheda [Generale]: disattivare sia "Invia e ricevi messaggi all'arrivo" che "Rileva nuovi messaggi ogni x minuti", visto che si usa un collegamento a tempo.
    • nella scheda [Invio]: disattivare "Invia messaggi immediatamente" (se abbiamo un collegamento a tempo) e "Aggiungi automaticamente i destinatari delle risposte alla rubrica" (come spiegato più sopra).

Per ogni altro dubbio, si veda la Guida in linea del programma di posta oppure scrivetemi.

torna suUSO DELLA TASTIERA

Dalla sezione Download di questo sito potete scaricare un file con l'elenco delle combinazioni di tasti utili in OE e in Thunderbird.

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Ovvero l'arte di rispondere efficacemente alle email, soprattutto nei gruppi di discussione.
Ci sono molte pagine on line sul tema, data la sua importanza, purtroppo sottovalutata da troppi. Vi invito dunque a leggere almeno ai seguenti indirizzi: